Préparation des jeux de données au moyen du modèle Excel

Modifications aux jeux de données en 2025

Le ministère des Collèges et Universités (MCU) exige que les renseignements relatifs aux programmes soient recueillis dans le cadre des demandes de LAP. Ce changement est en vigueur à compter de janvier 2025.

Pour connaître les détails, y compris le modèle Excel à jour, prière de consulter les mises à jour ayant trait à la procédure des LAP pour 2025.

Dans le fichier Excel, remplissez les champs suivants pour chaque étudiante ou étudiant.

Nota : Chaque fichier Microsoft Excel est limité à 250 étudiantes/étudiants (rangées).

• Nom de l'EED (facultatif)

• Numéro de l'EED (facultatif)

• Numéro d'étudiant(e)

• Nom complet de l'étudiant(e), tel qu'il est indiqué dans un passeport ou un document d'identité valide

• Date de naissance de l'étudiant(e) (AAAA-MM-JJ)

• Adresse municipale, y compris numéro d'appartement ou d'unité

• Ville

• Province/État/Préfecture (facultatif)*

• Pays*

• Code postal/Zip (facultatif)

• Titre du programme – Doit comporter un minimum de cinq (5) caractères.

• Niveau d’études

• Code SPA – Si le programme n’a pas de code défini, vous pouvez indiquer 99999 comme non défini.

* Nota : Pour les champs Province/État/Préfecture et Pays, nous respectons la norme ISO 3166. Bien que cela ne soit pas obligatoire, l'on recommande que vous respectiez cette norme. Voir la liste des codes de province et de pays.

Les champs suivants sont facultatifs (voir notes additionnelles ci-dessous) :

• Titre de programme

• Nom du campus

• Niveau d'études

• Session

• Date de début du programme (AAAA-MM-JJ)

• Date de fin du programme (AAAA-MM-JJ)

• Durée du programme

• Citoyenneté de l'étudiant(e) (si possible, prière d'utiliser les conventions de la norme ISO 3166 s'appliquant aux pays)

• Code MCU

Règles additionnelles pour les champs facultatifs :

• La Date de début du programme ne peut être antérieure à 2023-12-23.

• La Date de fin du programme doit être ultérieure à la Date de fin du programme.

• Aucune restriction particulière ne s'applique aux champs Nom de campus, Niveau d'études, Session et Durée de programme, sauf qu'ils doivent comprendre entre 1 et 256 caractères. Si vous fournissez ces renseignements, les champs Titre de programme, Date de début du programme et Date de fin du programme deviennent alors obligatoires.

• Le champ Citoyenneté de l'étudiant(e) n'est lié à aucun autre champ et peut être inclus indépendamment - ou non - des champs liés au programme.

Modèle de fichier Excel

Exemple de fichier Excel complété

Descriptions de champ

Le tableau suivant décrit le format de chaque champ compris dans le fichier Excel.

Règles de validation des données

Voici quelques éléments à considérer au moment de préparer le fichier Excel :

• Confirmer que l'étudiante ou l'étudiant a besoin de la LAP. Pour obtenir une liste des exemptions pour lesquelles une LAP n'est pas exigée, consultez la section Lettre d'attestation provinciale du site Web du gouvernement du Canada.

Notre système ne filtrera pas les étudiantes et étudiants qui n'ont pas besoin d'une LAP, et le MCU émettra une LAP pour chaque personne comprise dans la requête, qu'elle ait besoin ou non d'une LAP.

• L'étudiante ou l'étudiant est prêt à recevoir la LAP. Cette étape dépend de votre processus opérationnel.

Selon les critères, vous pouvez vous assurer que l'étudiante ou l'étudiant a effectué un dépôt partiel ou total de ses droits de scolarité.

S'assurer que l'étudiante ou l'étudiant dispose d'un délai suffisant pour le traitement de son permis d'études, en fonction de la date de début du programme.

• L'étudiante ou l'étudiant n'a pas déjà reçu une LAP (pour l'année d'émission).

Comparez à vos dossiers ou à une liste qu'OCAS pourra fournir à l'avenir.

• Assurez-vous que votre EED dispose d'un plafond suffisant de lettres d'attestation.

Comparez à votre limite maximale pour l'année et assurez-vous que le nombre d'enregistrements dans le fichier Excel soit égal ou inférieur à ce nombre.

• Vérifiez le fichier Excel avant de le téléverser :

  • Le fichier Excel ne peut être vide. Il doit contenir au moins un enregistrement et ne doit pas dépasser 250 enregistrements.

  • Assurez-vous que le fichier Excel ne contienne aucun doublon.

  • Toutes les colonnes obligatoires ont des valeurs définies.

  • Assurez-vous que les formats des champs correspondent aux exigences énumérées dans la section Description des champs.

  • Le Nom complet de l'étudiante ou étudiant correspond exactement au nom figurant sur son passeport ou son document de citoyenneté. Idéalement, il correspond également à celui sur la lettre d'acceptation.

  • La Date de naissance de l'étudiante ou de l'étudiant correspond exactement à la date figurant sur son passeport ou son document de citoyenneté. Idéalement, elle correspond également à celle sur la lettre d'acceptation.

  • Aucune colonne supplémentaire n'est ajoutée au fichier Excel.

  • Le fichier est enregistré au format XLSX.