Le processus du Service des lettres d'attestation de l'Ontario

Le processus du Service des lettres d'attestation de l'Ontario se déroule comme suit :

• L'EED dresse une liste des étudiantes et étudiants qui ont besoin d'une LAP et la soumet au MCU.

• Le MCU examine la liste et approuve la demande.

• Les LAP sont générées et affichées dans le portail.

• L'EED télécharge les LAP et les distribue aux candidates et candidats.

  • Si l'EED utilise le Service international d’admission (SIA) d’OCAS, les LAP sont automatiquement ajoutés au compte de chaque demandeur et une notification par courrier électronique est envoyée au demandeur ou à l'agent (si configuré par l'EED.)

Se connecter au Portail du Service des lettres d'attestation de l'Ontario

• Rendez-vous à l'adresse URL du Portail.

• Dans la boîte de dialogue Se connecter, saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe.

Le portail s'ouvre à la page Tableau de bord.

Préparation de la demande de LAP

• Assurez-vous d'avoir un nombre maximum (plafond) de lettres d'attestation à produire pour l'année.

• Identifiez les étudiantes et étudiants à inclure. Assurez-vous d'exclure celles et ceux pour qui une LAP a déjà été émise ou qui n'en ont pas besoin.

Une LAP sera générée pour chaque personne sur la liste, peu importe si elle en a besoin ou non.

Le Service de lettres d'attestation de l'Ontario ne vérifie pas si les étudiantes et étudiants satisfont aux critères d'exemption (p. ex., Statut au Canada) et le MCU n'a aucun moyen de vérifier ceci; par conséquent, nous ne pouvons sauter ou ignorer ces derniers.

Pour obtenir de l'information au sujet des exemptions, prière de consulter la section relative aux lettres d'attestation provinciale du site Web du gouvernement du Canada.

• Téléchargez une copie du modèle Excel.

• Préparez la liste d'étudiantes et étudiants qui nécessitent une lettre d'attestation. Pour plus de détails, voir Préparer des jeux de données au moyen d'un modèle Excel.

Au fur et à mesure que vous ajoutez des détails pour chaque étudiante ou étudiant, tenez compte des échantillons de cas de test décrits dans Règles de validation des données.

Nota : Chaque fichier Microsoft Excel est limité à 250 étudiantes ou étudiants (rangées).

Soumission de la demande de LAP

• Connectez-vous au portail.

• Dans le panneau de navigation, sélectionnez Téléverser lot.

• Sélectionnez la zone de téléversement pour choisir le fichier Excel à téléverser.

OCAS traite le fichier et y applique les règles de validation. Si le fichier contient des erreurs, ces dernières sont énumérées dans la page.

Le fichier Excel est également vérifié afin d'y détecter les doublons. Si c'est le cas, ils sont énumérés dans la page.

• Pour continuer, supprimez les étudiantes et étudiants en double du fichier Excel ou utilisez l'option d'annulation de doublon.

Nota : L'option Annuler doublon vise à remplacer la vérification des doublons et de demander un autre PPA pour un étudiant qui a déjà une LAP pour cette année de plafonnement. Cette option est strictement destinée au dépannage des LAP qui ont été délivrées de manière incorrecte, car la LAP supplémentaire pour cet étudiant sera prise en compte dans l'allocation de l'année (plafond).

Pour utiliser l'option Override Duplicate, contactez notre équipe PSO à l'adresse [email protected].

• Corrigez toute erreur possible, puis sélectionnez le fichier à téléverser.

Le nom du fichier de lot et le nombre de candidates et candidats compris dans la requête s'affichent.

• Sélectionnez Soumettre.

Un message de confirmation s'affiche.

• Sélectionnez Retour à la liste de lots.

Une fois soumis le fichier de lot, ce dernier s'affiche dans la page Afficher lots. Les détails suivants de chaque lot y sont énumérés :

• Date et heure de soumission du fichier

• Identifiant de la personne ayant soumis le lot

• Nombre de candidates et candidats inclus dans le lot

• Statut du lot

Dans l'exemple suivant, le premier lot a le statut « Création du lot en cours ».

Conseil : Vous pouvez filtrer la liste afin d'afficher les lots par statut spécifique. Par exemple, vous voudrez peut-être afficher ceux dont le statut est « En attente d'approbation ».

Une fois votre lot soumis, le MCU reçoit, passe en revue et approuve la requête. Comptez entre un et deux jours ouvrables pour que le MCU passe en revue et approuve les requêtes.

Une fois approuvées, les LAP sont générées en format PDF et affichées dans le portail, après quoi un courriel est envoyé à chaque utilisateurà votre EED. Le courriel est envoyé à partir de l'adresse [email protected].

Nota : Un courriel est envoyé pour chaque lot; il n'y a pas d'effet cumulatif. Par exemple, si le Collège X téléverse quatre (4) fichiers Excel contenant chacun 50 étudiantes et étudiants, le MCU passera en revue les quatre fichier et approuvera un nombre total de 200 lettres. Toutefois, le collège recevra quatre courriels séparés - un pour chaque fichier Excel soumis.

Voici des exemples, en français et en anglais, du courriel que vous recevrez.

Téléchargement et distribution des LAP

• Connectez-vous au portail.

• Dans le panneau de navigation, sélectionnez Énumérer lots.

• Repérez les lots approuvés par le MCU.

Conseil : Utilisez le filtre Statut pour afficher uniquement les lots ayant le statut Lettres approuvées.

• Pour chaque lot, sélectionnez le bouton Télécharger correspondant.

Le fichier téléchargé est de format ZIP et contient les lettres qui ont été générées.

Si votre fichier Excel comprend des entrées en double, le fichier ZIP comprendra un fichier TXT intitulé « batch_errors » dans lequel sont identifiés les identifiants d'étudiant en double.

Une fois l'approbation reçue par le MCU, le nombre initial de LAP alloués est réduit en fonction du nombre de lettres émises. L'on ne tient pas compte des entrées en double.

• Passez en revue le contenu du fichier ZIP.

• Distribuez les LAP aux candidates/candidats et aux agentes/agents.

  • Si l'EED utilise le Service international d’admission (SIA) d’OCAS, les LAP sont automatiquement ajoutés au compte de chaque demandeur et une notification par courrier électronique est envoyée au demandeur ou à l'agent (si configuré par l'EED.)

Affichage des rapports

Le Service des lettres d'attestation de l'Ontario génère un rapport Power BI énumérant les étudiantes et étudiants pour lesquels une LAP a été émise au nom de votre EED. Ce rapport est mis à jour à toutes les heures et est disponible depuis le portail. Vous pouvez utiliser cette information pour vous aider à gérer le plafond de votre EED.

• Pour accéder aux rapports, sélectionnez Rapports dans le panneau de navigation.

• Vous pouvez utiliser des filtres afin d'afficher des détails spécifiques (fourchette de dates, type de lettre, résidence, numéro d'étudiant ou année ou année d'allocation) ou d'exporter les données.

Voici un exemple de rapport :

Se déconnecter du Portail

Une fois terminé le traitement des lots, déconnectez-vous du portail.

Dans la bannière, sélectionnez l'icône affichant votre initiale, puis sélectionnez Se déconnecter.