Foire aux questions (FAQ)

Voici les réponses à quelques-unes des questions les plus fréquemment posées, organisées par sujet.

Au sujet des LAP et des plafonds

Pendant combien de temps la LAP est-elle valide?

La date d'expiration actuelle des lettres d'attestation délivrées dans le cadre de l'attribution de 2024 est le 21 janvier 2025, à 23 h 59 (HNE). Pour plus de détails, voir Exigences relatives aux lettres d'attestation.

Nota : La date d'expiration n'est pas appliquée ni validée par OCAS ou IRCC. Il s'agit d'une simple « date recommandée » visant à encourager les candidates et candidats à utiliser leur LAP de manière opportune.

Comment fonctionne la limite/le plafond des lettres d'attestation?

Le MCU alloue un nombre maximum de lettres d'attestation qu'il approuvera au cours de l'année.

• Pour 2024, la période est du 22 janvier 2024 au 31 décembre 2024.

• Pour 2025, la limite et la période pour l'allocation des lettres n'ont pas encore été fixées.

Les EED devraient exiger les lettres d'attestation du MCU lorsque les candidates et candidats sont prêts à demander un permis d'études. Les limites (plafonds) liées aux lettres d'attestation sont définies en fonction de l'année civile (moyennant quelques variations) et lorsque l'EED en fait la demande à la province.

Le plafond est indépendant de la date de début du programme de la candidate ou du candidat et de la date de soumission de sa demande de permis d'études à IRCC. Le tableau suivant comprend quelques exemples.

*Compte tenu du temps de traitement des permis, l'on assume que les EED n'émettront pas de LAP au début de janvier pour les programmes débutant en janvier.

**Pour les programmes débutant en mai 2025 et en septembre 2025, il est courant qe les candidates et candidats commencent à remplir leur demande de permis d'études six mois ou plus avant la date de début. Les EED doivent être conscients que les demandes de LAP faites au cours de l'année civile 2024 seront prises en compte dans leur allocation de 2024. Pareillement, les demandes de LAP faites au cours de l'année civile 2025 seront prises en compte dans votre allocation de 2025.

Les dates exactes doivent être confirmées; toutefois, la lettre d'attestation aura une date d'expiration.

Quels sont les détails disponibles pour les plafonds de 2025?

Les détails relatifs aux plafonds s'appliquant aux lettres d'attestation de 2025 restent à confirmer.

Le plafond de 2024 sera-t-il rajusté?

Les détails restent à confirmer à ce sujet. IRCC a laissé savoir que le nombre maximum de LAP à l'échelle de la province pourrait être rajusté au cours des prochains mois, au fur et à mesure qu'il traite les permis d'études et qu'il tient compte des taux de conversion.

IRCC vérifiera-t-il le nombre maximum/l'allocation de lettres par EED?

Les détails restent à confirmer à ce sujet. Une fois attribuées les limites initiales pour chaque EED, le MCU se chargera de s'assurer que chaque EED ne se voit pas émettre plus de lettres d'attestation que le nombre alloué.

Le Service de lettres d'attestation de l'Ontario gérera et appliquera le plafond disponible par EED lorsque de nouvelles LAP seront demandées. Lorsqu'un EED aura atteint sa limite, il ne pourra pas exiger la production d'autres LAP pour 2024. Nous supposons qu'IRCC puisse périodiquement demander des renseignements au MCU quant au nombre maximum de lettres d'attestation et à leur utilisation à l'échelle de la province.

Qu'arrive-t-il si une candidate ou un candidat fait demande à d'autres EED en Ontario ou au Canada? Doivent-ils exiger une LAP pour chaque EED de chaque province?

Oui, une candidate ou un candidat doit produire une LAP pour chaque établissement, que ce soit en Ontario ou ailleurs au Canada. À l'heure actuelle, il n'existe aucun processus permettant de vérifier si la candidate ou le candidat a demandé plus d'une LAP. Compte tenu de l'engagement financier que les candidates et candidats doivent prendre envers un EED afin d'obtenir une LAP, l'on assume que la fréquence d'une telle situation serait peu commune.

Soumission de requêtes

Comment puis-je accéder au portail?

Pour obtenir de l'aide, communiquez avec votre gestionnaire, Succès des partenaires, chez OCAS.

Comment puis-je ajouter, retirer ou modifier des utilisateurs liés à mon collège?

Communiquez avec votre gestionnaire, Succès des partenaires, chez OCAS pour obtenir de l'aide.

Quand un EED doit-il demander des LAP?

Ceci est laissé à la discrétion de chaque EED. Lorsque vous estimez qu'une candidate ou un candidat est prêt à commencer à remplir sa demande de permis d'études (elle ou il a rempli toutes les conditions et tous les critères), vous devriez alors demander de produire une LAP. Cela peut varier en fonction de la candidate ou du candidat et du type de demande de permis d'études.

Par exemple :

• Pour les candidates et candidats originaires d'Inde, vous pouvez leur demander de verser le dépôt nécessaire pour les droits de scolarité. S'il s'agit d'une demande du VDE, vous pouvez exiger d'autres paiements.

• Pour optimiser la conversion, vous pouvez exiger que les candidates et candidats remplissent toutes les conditions restantes de leur offre.

• Pour les candidates et candidats d'autres pays, tels que ceux d'Afrique, le paiement peut traditionnellement être effectué après l'obtention de leur permis d'études ou après leur arrivée au Canada. Étant donné que certains pays ont généralement un faible taux d'approbation des demandes de permis d'études, vous pouvez envisager des modifications afin d'optimiser la conversion et la meilleure utilisation des LAP délivrées, par exemple en exigeant un engagement financier.

Qui devrait soumettre la requête de production de LAP : la candidate/le candidat ou l'établissement postsecondaire (EED)?

La requête de LAP doit être soumise par l'établissement (EED). Une fois la lettre approuvée par le MCU, elle est affichée dans le portail et peut alors être téléchargée et distribuée à la candidate ou au candidat ou à l'agente ou agent.

Lesquels étudiants et étudiantes devraient être inclus dans le fichier Excel?

Veuillez n'inclure que les étudiantes et étudiants qui ont besoin d'une LAP et sont admissibles à en recevoir une. Veuillez ne pas inclure celles et ceux qui ne nécessitent pas de LAP (c.-à-d., celles et ceux visés par une exemption).

Le Service de lettres d'attestation de l'Ontario ne vérifie pas si les étudiantes et étudiants satisfont aux critères d'exemption (p. ex., leur statut au Canada), et le MCU ne dispose d'aucun moyen de le vérifier. Il nous est donc impossible de sauter et ignorer ces étudiantes et étudiants .

Le MCU approuvera et générera une LAP pour chaque étudiante et étudiant compris dans la liste que vous fournissez, et ce, peu importe si elle ou il exige ou non une lettre.

Y a-t-il une limite quotidienne quand au nombre de LAP qu'un EED peut exiger?

Les EED peuvent exiger quotidiennement des lettres pour des groupes multiples d'étudiantes et étudiants. Chaque fichier Excel peut contenir un maximum de 250 étudiantes et étudiants.

Le système part du principe que l'EED enverra un lot de demandes une ou plusieurs fois par jour (au début ou à la fin de la journée). Il n'y a aucune limite quant au nombre de fichiers pouvant être traités.

À l'avenir, une solution API permettra aux EED de demander des LAP pour les étudiantes et étudiants en envoyant des renseignements en temps quasi réel (sur une base individuelle), lorsque des modifications de statut ou des événements sont déclenchés dans le SIÉ de l'EED. De plus amples détails seront fournis à l'avenir.

Qu'arrive-t-il si un fichier Excel que je soumets contient une erreur?

Si votre fichier Excel contient des erreurs, vous ne pourrez le soumettre qu'une fois ces dernières corrigées. Pour plus de détails, voir Soumettre la requête.

Une API est-elle disponible?

L'on songe à proposer une API pour les prochaines phases du Service de lettres d'attestation de l'Ontario.

Traitement des requêtes

Pourquoi le MCU doit-il approuver les requêtes de lettres d'attestation?

Il s'agit d'une exigence établie par IRCC. Le MCU doit s'assurer que les EED disposent d'un plafond maximal suffisant de production de lettres d'attestation avant d'approuver les requêtes.

Un EED peut-il générer ses propres lettres d'attestation si le plafond est suffisant?

Non, IRCC précise que la province (MCU) a la responsabilité de générer et de fournir les lettres d'attestation.

Combien de temps faut-il compter pour que le MCU approuve, génère et envoie les lettres?

Le temps de traitement estimé est d'un à deux jours ouvrables.

Est-ce qu'IRCC vérifiera le document de LAP aux fins de prévention des fraudes?

Bien qu'IRCC ne vérifie pas nécessairement chaque lettre, il peut communiquer avec l'EED, si nécessaire.

IRCC peut suivre les approbations de permis d'études au niveau des EED, et peut savoir si un EED dépasse son plafond. Idéalement, chaque lettre d'attestation est liée à une demande de permis d'études.

Qu'arrive-t-il si la demande de permis d'études de la candidate ou du candidat est refusée et qu'elle ou il souhaite essayer de nouveau à l'avenir (c.-à-d. demande un report)?

Si la demande de permis d'études d'une candidate ou d'un candidat est refusée et qu'elle ou il demande un report, puis décide de faire une nouvelle demande de permis d'études plus tard (quelle que soit l'année), elle ou il aura besoin d'une nouvelle LAP puisqu'il s'agit d'une nouvelle demande de permis d'études. En règle générale, une LAP est requise pour chaque demande de permis d'études.

Si la demande de permis d'étude d'une candidate ou d'un candidat n'est pas traitée (c'est-à-dire qu'elle est renvoyée à la candidate ou au candidat) et qu'elle ou il décide de la mettre à jour et de la soumettre à nouveau, il n'est pas nécessaire de présenter une nouvelle demande de permis d'étude.

Que se passe-t-il si la candidate ou le candidat demande un remboursement ou si ses projets d'études changent (par exemple, si elle ou il ne veut plus étudier à l'EED)?

Une fois qu'une lettre d'attestation est utilisée/attribuée, elle ne peut pas être remboursée, indépendamment de ce que l'étudiante ou l'étudiant fait avec la lettre ou du résultat de sa demande de permis d'études.

Nota : Il s'agit d'une politique provenant d'IRCC.

Que se passe-t-il si les renseignements figurant sur une lettre sont incorrects après qu'elle a été générée?

Les établissements doivent s'assurer que tous les renseignements soient exacts avant de demander une LAP pour une étudiante ou un étudiant. Il faut partir du principe qu'une fois que le MCU a approuvé la production d'une lettre, celle-ci est définitive et aucun changement n'est nécessaire.

Le processus de vérification des LAP proposé par IRCC rendrait difficile la modification d'une LAP après qu'elle a été générée avec un numéro d'identification unique. Nous ne voulons pas remettre en question la légitimité du processus si plusieurs versions d'une lettre (ou une version qui ne correspond pas à notre dossier le plus récent) parviennent à IRCC.

Dans les cas où des corrections doivent être apportées après la création d'une LAP, une nouvelle LAP avec un nouveau numéro d'identification unique sera créé. Cela signifie que l'étudiante ou l'étudiant est compté deux fois dans le plafond de l'établissement.

Les établissements et OCAS devraient suivre cette évolution afin de permettre au MCU et à IRCC de discuter d'un moyen d'éviter de compter deux fois les étudiants, s'ils en ont l'occasion. Veuillez contacter OCAS à l'adresse [email protected] pour obtenir de l'aide.

Dans quelle langue les lettres d'attestation sont-elles disponibles?

Les lettres d'attestation pour les EED de langue anglaise seront générées en anglais seulement. Les lettres d'attestation pour les EED de langue française seront générées en français seulement.

Comment puis-je savoir combien de lettres ont été émises ou sont en attente?

Vous pouvez consulter un rapport de format Excel dans le portail. Pour plus d'information, voir Consulter les rapports.

Quels sont les autres éléments à prendre en compte par l'EED dans le cadre de ce processus?

Vous pouvez fournir des renseignements dans votre site Web et des renseignements pour la formation de vos agentes et agents. Vous pouvez également fournir des détails sur la lettre d'acceptation afin que les candidates et candidats sachent qu'ils doivent avoir une LAP avant de commencer à remplir leur demande de permis d'études.

Quelle est la convention de nommage du fichier de lettres d'attestation?

La convention de nommage du fichier de lettre d'attestation est StudentID_AAAAMMJJ_HHMMSS.pdf (Numéro d'identité d'étud., date et heure).

Où puis-je trouver une liste de requêtes de LAP qui n'ont pas été approuvées par le MCU?

Le fichier Excel que vous téléversez contient la liste des étudiantes et étudiants approuvés (tel que déterminé par les processus d'affaires de votre EED) pour qui vous demandez de produire des LAP. Le MCU ne refusera aucune demande de LAP. Si vous dépassez votre plafond, l'on vous en informera lorsque vous tenterez de téléverser un lot. Un message d'erreur s'affichera vous informant que le plafond a été dépassé. Vous pouvez alors passer en revue votre requête et réduire le nombre de LAP dans la soumission, le cas échéant.